Cada empresa tiene unas
métricas clave de su actividad comercial, que una vez conocidas, permiten
conducir a una excelencia en el rendimiento de las ventas o en la gestión del equipo comercial. Para entender cuáles son las
actividades importantes para la actividad comercial de una determinada empresa y su rendimiento, recomiendo la creación de
un plan de medición de la actividad comercial en 30 días:
- Identifique las 5 o 6 mejores actividades o acciones comerciales que en estos momentos realiza su equipo, tales como llamadas telefónicas, reuniones de prospección de clientes, demostraciones de producto, correos electrónicos, etc . Determine no más de seis y no menos de cuatro.
- Asigne un valor de puntuación para cada actividad. Por ejemplo, las llamadas salientes pueden contar como un punto, una reunión podría contar con cuatro puntos, un correo electrónico saliente dos puntos, etc. La clave radica en contar con un sistema de puntuación simple y relevante para cada una de las actividades de venta.
- Realizar un seguimiento de las métricas diarias, semanales y trimestrales de cada una de las actividades de venta. Busque los patrones, tendencias y rangos de las métricas. Después de sólo tres semanas de seguimiento, verá los patrones y normas claras. Tómelos como una fotografía realista de su actividad.
Recuerde que este
ejercicio debe ser simple sobre todo cuando se está empezando. El objetivo
consiste en obtener un punto de referencia fundamental y trabajar desde allí. El valor está en la
verdad.
Le pongo un ejemplo.
Imagine una empresa que antes de realizar un estudio analítico de su actividad
de ventas determina que la media de llamadas salientes al día para alcanzar la
cuota de ventas es de 30. Cuando se realiza un estudio métrico de la actividad comercial se encuentra que el
volumen de llamadas varía desde 19 hasta 43 llamadas diarias por parte del
equipo. Los dos mejores representantes estaban haciendo 20 llamadas al día, los
peores resultados se hacen más de 35. En este caso, lo que se debe hacer es
capturar lo que los representantes exitosos están haciendo, y replicarlo con el
fin de que todos los representantes hagan 25 llamadas de alta calidad por día.
El Diseño del cuadro de mandos
El diseño de un cuadro de
mandos para la organización comercial sirve como sistema de indicadores
críticos de éxito. El objetivo principal del proceso de creación de un dashboard
es identificar los indicadores que permitan a los administradores gestionar de
forma rápida y eficaz las ventas. Para ello, como hemos visto antes, lo más
importante es la selección de aquellos indicadores que apoyen a los objetivos
de ventas, a la estrategia y los objetivos.
Algunos de los beneficios
que se deriven de la aplicación del panel de control incluyen:
- Construir un consenso sobre las medidas y los conductores clave de rendimiento
- Identificar dónde son necesarias medidas para mejorar la productividad de las ventas
- Desarrollar una metodología común para la supervisión y mejora del rendimiento
- Comprender el rendimiento de ventas mediante diferentes perspectivas
En general, el
rendimiento comercial se analiza por los siguientes ratios:
- La preparación comercial: Formación, capacitación para entender las necesidades del cliente, satisfacción del empleado.
- Productividad: Revenue por representante comercial, margen por comercial, promedio de cliente cerrado.
- Eficiencia: Tiempo de ciclo de venta, costes generados por venta
- Eficacia: Clientes ganados / clientes perdidos, satisfacción de los clientes
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